Persoonsgegevens
Kopieën van identiteitsbewijzen en BSN: bewaren mag, maar alleen op de juiste plek
Als werkgever bent u verplicht de identiteit van een nieuwe medewerker vast te stellen en een kopie van het identiteitsbewijs in de loonadministratie te bewaren. Voor uitzendbureaus betekent dat honderden of duizenden kopieën van paspoorten en identiteitskaarten, met burgerservicenummers. Precies het soort gegevens waarmee oplichters identiteitsfraude plegen.
Waar het misgaat
- Kandidaten sturen een foto van hun paspoort via de mail of WhatsApp, en die blijft daar staan.
- Kopieën staan in een gedeelde map waar iedereen op kantoor bij kan.
- Een intercedent heeft kopieën op de eigen telefoon of laptop.
- Kopieën van mensen die al jaren weg zijn, worden nooit verwijderd.
Zo doet u het goed
- Laat kandidaten hun identiteitsbewijs uploaden in een beveiligde omgeving, of controleer het bij het eerste gesprek.
- Bewaar de kopie alleen in de loonadministratie, met toegang voor wie die echt nodig heeft.
- Verwijder kopieën uit de mail, WhatsApp en gedeelde mappen zodra ze in de loonadministratie staan.
- Maak afspraken over de bewaartermijn, en verwijder kopieën als die voorbij is.
Bewaartermijn: de kopie hoort bij de loonadministratie en bewaart u tot vijf jaar na het einde van het dienstverband. Leg die termijn vast, zodat iedereen dezelfde regel volgt en oude kopieën echt worden verwijderd.
Kandidaat of nog geen medewerker?
Voor kandidaten die nog niet bij u in dienst zijn, heeft u meestal geen kopie van het identiteitsbewijs nodig. Vraag er dan ook niet om. Wat u niet heeft, kan ook niet uitlekken.
Hoe staat uw organisatie ervoor?
Doe de zelfcheck in twee minuten, of plan een vrijblijvende kennismaking. Dan kijken we samen wat u als eerste oppakt.